第一章 总 则
第一条 为了加强学校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥学校档案在办学中的作用，更有效地保护和利用档案，依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《江苏省档案管理条例》，结合我校实际，制定本条例。
第二条 学校档案是指学校在从事教学、科研、管理以及其它各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。
第三条 学校档案记录和反映了学校建立、建设和发展的历史过程，是维护学校真实面貌的一项科学文化事业。是衡量学校教育质量和管理水平的一个标志，它为学校教学、科研、管理水平的提高创造了必要的条件，是办好学校的重要基础工作之一。
第四条 学校各门类、不同载体的档案必须遵循统一领导、集中管理、维护档案完整、准确与安全、便于开发利用的原则，任何单位和个人不得将应归档的材料截留在部门或据为己有。
第五条 学校应加强对档案工作的领导、把档案工作纳入学校规划和计划，列入各单位有关人员岗位职责，各单位必须加强对档案工作的管理，将文件材料的形成、积累、整理、归档工作，列入各单位和有关人员工作内容。严格实行部门立卷归档制度，做到“三纳入”、“四同步”，即：纳入学校计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
第六条 全校各单位和全体师生员工都有保护利用档案的义务和权利。
第二章 管理体制及职责
第七条 学校成立档案工作委员会，设主任委员一名，由主管档案工作的校长担任；副主任委员一名，委员若干名，由与学校档案工作密切相关的职能部门负责人组成。档案工作委员会是学校档案工作的最高行政机构，领导全校档案工作，其主要职责是：
1、领导全校档案工作，宣传、贯彻、执行国家有关档案工作的政策、法规，审查学校档案工作规划、计划和总结；
2、审定学校档案管理办法和重要的规章制度；
3、研究决定档案工作的重大事宜；
4、检查、督促学校及部门档案工作“三纳入、四同步”执行情况；
5、对各部门档案工作进行检查、考核与评估。
第八条 档案馆为副处级建制，根据各类档案发展和管理需要建立若干业务科室，并在条件成熟的单位设档案分室，分室受档案馆和业务主管部门双重领导。
第九条 档案馆对全校档案工作实行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导。它既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。档案馆的工作职责：
1、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，开展档案宣传工作和规划工作。
2、负责接收、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案（综合档案、人事档案、学生档案）及有关资料，对档案工作实行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导。
3、制订本校关于档案工作规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。
4、负责编辑档案参考资料，编制档案检索工具，提供全宗指南和档案馆指南。
5、做好本馆信息的综合开发利用工作，发挥档案的信息功能，多途径、多形式地开发档案的信息资源，开展档案咨询活动为教学、科研及各项管理工作和社会经济发展服务，不断提高档案的利用率。
6、建立学校档案管理网络，负责对全校专兼职档案人员的业务管理和培训，组织开展档案学术研究和交流活动。
7、开展校史研究，负责收集、参编学校年鉴、大事记、校史资料等工作。
8、完成上级部门和校领导交办的其他任务。
第十条 学校档案管理网络由各学院、部、处（所）分管档案工作负责人及兼职档案员组成。各学院、部、处（所）分管档案工作负责人分管本部门档案工作，兼职档案员具体承办本部门档案工作。
部门分管档案工作负责人主要职责：
1、组织制订本部门的档案工作实施办法及有关规定，把档案工作纳入部门工作计划、管理制度和管理人员职责范围。
2、遵守学校档案工作的规章制度，督促本部门工作人员注意平时文件材料的形成积累，监督检查文件材料预立卷、整理组卷、归档工作。审核送交档案馆的案卷，并在备考表上签字。
3、支持部门兼职档案员开展工作，为本部门档案工作提供必要条件。
兼职档案员工作职责：
1、参加学校档案工作会议，热心档案工作，了解并掌握档案工作的基本知识和方法，执行相应的档案工作规范，接受档案馆的业务指导。
2、负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理工作，保证归档文件材料的完整、准确、系统。
3、坚持平时立卷，按照档案归档范围和案卷类目要求对本部门形成的文件材料进行预立卷。
4、归档案卷要做到组卷合理，编写页码准确，案卷目录打印清楚，案卷标题简明扼要。
5、注意文件材料的保密，按档案馆规定时间统一归档。
6、积极参加档案业务学习，不断提高档案管理水平。
7、成立档案分室的兼职档案员同时需要完成下列工作：
（1）制定本部门各项管理制度,确保档案的完整与安全；
（2）按档案馆要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具；
（3）年终向档案馆提供档案目录和统计年报。
第三章 档案工作人员、经费、库房、设备
第十一条 学校档案馆工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策、热爱档案事业，忠于职守、严守机密、勇于创新、具备档案专业知识和一定的科学文化知识。
第十二条 学校档案工作人员列入学校事业编制，其编制人数由学校根据本校规模及馆藏档案数量等实际情况确定；学校档案工作人员属档案专业技术人员，按《档案专业人员职务试行条例》（职改字[1986]第39号）实行专业技术职务聘任，并保持人员相对稳定。
第十三条 档案工作所需经费由学校单独立项，列入学校年度经费预算。学校各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备在经费中给予支持，并为本部门兼职人员提供必要的工作条件。
第十四条 学校应根据现有规模、发展规划和现代化管理的需要，努力按照《档案馆建筑设计规范》和《档案技术保护规范》的要求，为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房和业务用房。库房内应有防霉、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防高温、防强光、防有害气体和有害微生物的保护措施。并配置恒温、恒湿设施。存放声像等特殊载体档案，应设有专门库房。
第十五条 根据档案现代化管理的需要，学校应有计划地为档案部门配置计算机、打印机、光盘刻录机、复印机、照相机、扫描仪、摄像机等设备，使档案管理现代化与学校管理现代化同步发展。
第四章 文件材料的归档、移交和接收
第十六条 学校实行文件材料形成部门和课题组立卷的制度。各部门应归档的文件材料由文件材料形成者配合部门兼职档案员按照文件材料的形成规律整理组卷，编排页号或件号，打印卷内目录、备考表，拟写案卷标题，注明密级和保管期限，检查、装订、并经本单位负责人审查签字后按时向档案馆移交。各单位必须按照《普通高等学校档案管理办法》、《江苏省档案管理条例》等有关规定，定期向学校档案馆移交档案，不得以任何借口拖延或拒绝归档。
第十七条 学校档案分为党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产和科技开发、出版物、外事、财会、声像、实物、底图、人物等14类和人事档案、学生档案，各类档案的归档范围和保管期限按《万博体育bet 档案归档范围和保管期限》、《万博体育bet 学生档案管理办法》、《万博体育bet 人事档案管理办法》执行。凡属应归档的文件材料必须按规定及时归档。
第十八条 对于反映学校历次重大活动和校容校貌的声像材料（包括录音带、录像带、光盘、底片、照片），要及时交校档案馆统一管理，为了保证声像材料收集工作的正常开展，学校实行声像材料先归档后报销的工作制度。
第十九条 有关部门和学院对科研成果、产品定型、基建竣工、贵重仪器设备开箱及其他技术项目进行鉴定验收时，必须通知档案馆相关人员参加。以便对应归档的文件材料进行审查验收、签署验收意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目不予鉴定验收、不予评奖、不予申报成果。
第二十条 学校档案馆应通过征集、代管、接受捐赠等形式管理本校个人在非职务活动中形成的重要文件材料，并注意向国内外征集与学校有关的各种档案资料，捐赠档案有突出贡献者，学校予以奖励。
第二十一条 档案归档时间：党政部门和能按年度归档部门的文件材料在次年六月底以前归档；教学部门和能按学年度归档部门的文件材料应在次年寒假前归档；科研产品、基建等专项档案应在项目完成并通过鉴定、验收索赔期满后两个月内立卷归档；仪器设备档案在开箱验收后归档；人物类档案，由本人整理后可随时归档。
第二十二条 接受档案必须办理交接手续，填写档案移交清单，一式两份，写明案卷标题、卷内文件材料页数、案卷数量、移交时间等，交接双方签名盖章后，各执一份备查。
第五章 档案管理
第二十三条 学校的各种门类、各种载体的档案原则上应由学校档案馆统一管理，对某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案，可根据实际需要，经校档案工作委员会审议批准后可设置分室，但必须配备专人，实行统一领导，分级管理。
第二十四条 档案馆应认真执行《高等学校档案工作规范》和《万博体育bet 档案实体分类法》，对馆藏档案进行系统整理，科学分类和规范管理。对接收进馆的档案按全宗进行分类、编目、排列上架。
第二十五条 档案馆必须做好档案统计工作，及时统计档案的收进、移出、利用、销毁等各种数据，建立健全统计台账，按照有关规定，向上级部门报送档案基本情况统计年报。
第二十六条 档案馆应会同有关部门定期进行档案密级的审查，根据具体情况及时调整密级。
第二十七条 档案馆应做好档案保护工作，建立库房管理和检查制度，实行专人负责，档案库房编制存放示意图。案卷入库时应检查账、卡、物是否相符。严格按照“八防”要求管理库房，确保档案安全。及时修补残破档案，对字迹退色的档案要及时修复或复制。在定期检查档案时，遇有特殊情况，应向校领导汇报，及时处理。
第二十八条 档案是学校科学管理、正确决策的重要信息资源，为了充分发挥馆藏档案信息资源的作用，学校应将档案馆纳入学校自动化信息管理网络，以适应档案科学管理需要，符合高校教育管理信息系统联网要求，同时学校各部门也应积极推进档案计算机管理，按照档案馆统一要求建立档案数据库。
第六章 档案的利用开放和编研
第二十九条 档案馆应按照《档案法》的规定，向全校以及全社会开放属于开放范围的档案。但馆藏档案属下列情况之一者不宜开放：
1、涉及党和国家秘密的；
2、涉及专利或技术秘密的；
3、涉及个人隐私的；
4、档案形成部门规定限制利用的。
第三十条 档案馆应设立专门的阅档室，供查阅档案使用，要提供全宗指南、档案馆指南和各种检索工具；档案馆工作人员应熟悉馆藏档案，并严格档案借阅手续，遵守保密制度，热情为利用者服务，要了解学校各项工作的需要，加强内外信息的综合开发利用，发挥档案的信息功能，最大限度满足利用者的需要，提高社会效益和经济效益。
第三十一条 利用本校档案，须按规定办理手续：
1、本校工作人员因工作需要可凭工作证到档案馆查阅、借用非保密档案；科研档案非本课题（项目）研究人员须经课题（项目）主持人同意，方可查阅；
2、本校工作人员因公查阅秘密档案，须经部门负责人同意和档案馆负责人批准，查（借）用机密以上文件，须经学校档案工作委员会主任批准；
3、本校在籍学生因工作、学习需要查阅档案，可凭学生证参照本条1、2款规定办理（学生档案除外）；
4、社会各单位或个人查阅非保密档案，需持合法证明经档案馆办公室批准；查阅秘密档案，须经校档案工作委员会批准，并按国家及学校有关规定收费；非本校工作人员，档案概不借出。
5、港澳台同胞、海外华侨要求利用开放档案，须经有关主管部门介绍；外国机构或个人要求利用开放档案，应按国家有关规定办理。
6、向社会开放档案的利用实行有偿服务，按规定合理收费。
7、查阅、借用档案不得丢失、污染、折叠、涂改和转借；档案借出时间不得超过两周，特殊情况需办理续借手续；对借出档案，档案馆要定期催还，并负责清点、检查档案完好情况，发现丢失或损坏，应写出书面报告报学校档案工作委员会，并根据不同情况严肃处理或追究法律责任。
第三十二条 档案馆是学校出具本校档案证明的唯一合法机构。档案证明（含档案复制件、摘抄件等）须加盖“万博体育bet 档案馆”章方为有效。
学校档案馆应加强档案编研工作，大力开发档案信息资源，根据学校和社会的需要，有计划地对档案资料进行研究和整理，编辑出版各种汇编资料和编研成果，为学校教学、科研和管理工作服务，为社会各方面工作服务。
第三十三条 学校档案馆应认真组织学术理论研究，积极参加本系统、本地区的档案协会（学会、研究会）活动，不断提高学术水平。
第三十四条 学校档案馆应发挥其科学文化功能，利用馆藏资料开展档案宣传教育工作，创造条件逐步把档案馆办成学校、社会的思想宣传工作基地和精神文明教育基地。
第七章 档案的鉴定和销毁
第三十五条 档案鉴定工作在主管校长领导下，由档案馆有关业务部门和校保密部门组成鉴定小组，其职责是调整密级和保管期限，提出销毁无保存价值档案的意见，写出鉴定情况报告。
第三十六条 档案保管期限分为永久、长期和短期，划定的原则是：
1、凡是反映学校主要职能部门活动、基本历史面貌的各项工作，具有长远利用考查价值的档案，列为永久保存；
2、凡是在一定时间内学校进行各项工作需要利用查考的档案，根据情况可列为长期或短期保存。长期为16～50年左右；短期为15年以下；
3、介于永久与长期或长期与短期两种保管期限之间的档案，一般从长划定。
第三十七条 需销毁的档案，应造销毁档案清册，报主管校长批准后，鉴定小组指定两人以上进行监销以防泄密，批准人、鉴销人在销毁档案清册上签字。未经鉴定和批准、不得销毁任何档案。
第八章 考核、奖励和处罚
第三十八条 学校建立档案工作的检查、考核和评估制度，每两年由学校档案工作委员会布置，由学校档案馆具体组织对各部门、各学院的档案工作进行考评，对于在年度归档工作中表现突出的集体和个人、档案编研及服务工作优秀者给予奖励。
第三十九条 有下列行为之一者，校档案工作委员会可视情节轻重按《档案法》和《江苏省档案管理条例》规定的程序，建议直接负责人所在单位给予行政处分，造成损失的，可根据档案价值和数量，责令赔偿，情节严重、触犯刑律的，应依法追究法律责任。
1、损毁、丢失属于学校所有的档案的；
2、擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有及应当保密的档案的；
3、涂改、伪造档案的；
4、擅自出卖或者转让学校档案的；
5、倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠给外国人的；
6、不按规定时间归档或不按期移交档案、并经多次教育不改的；
7、明知所保存的档案面临危险而不采取措施、造成档案损失的；
8、档案工作人员玩忽职守、造成档案损失的。
第四十条 使用学校档案，逾期不归还者处罚案卷滞留费（1元/卷、份/天）；损毁、丢失档案者根据所借档案的价值、数量和损害程度，参照《江苏省档案管理条例》第五章第29条规定处理。
第四十一条 不按规定范围归档或不按期移交档案的，给予通报批评，直到作出相应处分。
第四十二条 罚款由学校从单位经费或个人工资中扣除，全部归学校。
第九章 附 则
第四十三条 本条例由学校档案馆负责解释。
第四十四条 本条例自发布之日起施行。
