一、各院系主管学生工作的专职干部、辅导员可查阅本院的学生档案。外单位如需查阅，须持有介绍信，并说明查询内容和目的，经有关领导批准方可查阅。查阅者不准翻阅与自己调查无关的档案材料。
二、凡摘抄档案材料，须经档案室同意。
三、档案原则上不外借，一般仅限在档案室内查阅。如有特殊情况需要借阅档案，须说明理由，经有关领导批准，办理相关手续后方可借出。
四、外借档案者必须负责档案安全，严格保管，按期归还。遵守保密制度，不得私自复印、拍照，不得拆卷、涂改、划记号、沾污撕页，更不能将档案交本人或亲属翻阅。
五、学生个人不得查阅或借阅本人或他人档案。如确有特殊情况，则由院系主管学生工作的专职干部、辅导员代为查阅。
六、应届毕业生考取研究生，录取单位需提前调档时，必须持有调档函或录取通知书，由学生档案室寄档。